Dans l'univers des projets de construction, même la planification la plus rigoureuse ne peut pas éliminer tous les aléas. Des découvertes inattendues sur le site aux fluctuations de prix des matériaux, les imprévus sont monnaie courante. Pour palier ces incertitudes, une pratique répandue est de prévoir une enveloppe de contingence – une réserve financière destinée à couvrir ces coûts inattendus. À cet effet, le PMI dans sa 7ème édition du PMBOK recommande que :
« Le budget du projet devrait inclure une enveloppe de contingences afin de tenir compte de l'incertitude. Les réserves pour contingences sont mises de côté pour mettre en œuvre une réponse au risque ou pour répondre à des événements de risque s'ils se produisent. »
Généralement, cette enveloppe varie de 10 % à 20 % du budget total du projet, selon la complexité, le mode de réalisation et le niveau de risque ou d'incertitude initial. Lors de l'élaboration du budget, il est aussi possible de prévoir plusieurs enveloppes de contingences pour en faciliter l'utilisation et le suivi en cours de projet, comme une contingence de conception et une contingence de construction.
Cependant, la simple existence d'une contingence soulève de nombreuses questions pratiques : Comment doit-elle être financée et utilisée ? Doit-elle être incluse directement dans le contrat initial ? Et est-il acceptable de l'utiliser pour des ajouts au projet si elle n'est pas entièrement dépensée ? Explorons ensemble les bonnes pratiques pour une gestion efficace de ces enveloppes.
Le financement de la contingence
Dans l’un de nos articles précédents, on détaille la différence fondamentale entre le financement et le budget du projet. À ce sujet, avant de démarrer le projet, il est recommandé que le financement des contingences soit inclus dans le financement du projet, et non pas seulement apparaître sur une ligne budgétaire.
Une contingence sans fonds alloués n'est qu'une illusion de sécurité. Pour qu'elle agisse comme un véritable filet de sécurité, elle doit être tangible. En pratique, cela signifie que les fonds de contingence doivent être réservés et mis de côté dès la phase d'initialisation du projet, assurant ainsi leur disponibilité immédiate en cas de besoin. Ceci évite des délais liés à des demande de révision de financement, représente davantage le vrai coût à prévoir pour le projet et évite de manquer de fonds en cas d’imprévus.
Quand et comment puis-je utiliser l’enveloppe de contingence ?
Une fois financée, l'enveloppe de contingence n'est généralement pas à la libre disposition du gestionnaire de projet. Ces fonds sont habituellement assignés pour des situations imprévues afin de réaliser le périmètre initialement prévu du projet (ou du contrat en question). Pour utiliser l’enveloppe, un processus clair d’utilisation de la contingence est indispensable. Cela implique typiquement :
- Une demande de changement (DC) formelle : Le gestionnaire de projet doit justifier le besoin d'utiliser les fonds en décrivant la nature de l'imprévu, son impact financier et la solution proposée.
- L'approbation d'une autorité compétente : Une fois documentée, la DDC est soumise à un flux d’approbation pour valider l'utilisation des fonds, assurant ainsi une supervision et une traçabilité rigoureuses.
Cette approche garantit que les fonds sont utilisés uniquement pour les imprévus légitimes et non pour des ajouts non planifiés à la portée du projet qui devraient faire l'objet d'un processus distinct de demande de modification de projet.
Cette approche assure une transparence, une gestion optimale de l’enveloppe et toute la documentation nécessaire en cas d'audit. Au final, ce cadre permet de mieux comprendre la nature des imprévus afin d'affiner les estimations de contingence pour les projets futurs.
Généralement, chaque organisation définit des règles et bonnes pratiques d’utilisation de l’enveloppe de contingence. Référez-vous à la documentation de votre organisation en gardant en tête les concepts détaillés ici.
Inclure la contingence au contrat: une bonne idée ?
Bien que l'enveloppe de contingence puisse être divisée (ou allouée) à chaque contrat, vous avez le choix de l'inclure ou non dans le contrat initial octroyé au fournisseur.
Si elle n'est pas incluse initialement, cela renforcera la nécessité de bien documenter les demandes de changement afin d'augmenter la valeur du contrat lorsque nécessaire. Si elle est déjà incluse et octroyée directement au fournisseur pour limiter les processus administratifs, soyez vigilant ! Assurez vous que le fournisseur comprenne bien qu’une contingence est déjà incluse et qu’elle ne peut être utilisée sans votre approbation préalable.
Dans tous les cas, durant l’exécution du contrat, portez attention aux différents décomptes progressifs afin que les items facturés soient correctement séparés entre les éléments prévus à la portée initiale du contrat et les imprévus déboursés par la contingence.
Réévaluer la contingence tout au long du projet
L'enveloppe de contingence n'est pas statique. À mesure que le projet avance et que les incertitudes se dissipent, il est judicieux de réévaluer régulièrement le montant de la contingence restante. En fin de projet, une partie de la contingence inutilisée peut être libérée ou réaffectée, selon la politique de votre organisation.
Important ! La contingence inutilisée ne peut être utilisée comme une opportunité pour ajouter des éléments au projet qui n'étaient pas prévus initialement. Les ajouts de portée doivent être gérés par un processus de changement distinct, la modification de projet, avec sa propre analyse et processus d’approbation.
Contingence de projet versus réserve pour risques
En plus des contingences, certaines organisations vont également prévoir une enveloppe pour risques. Bien qu’il existe des similitudes avec les contingences de projet, il est important de distinguer l’enveloppe de contingence de la réserve pour risques. Le PMI différence les deux enveloppes comme suit (section 2.8.5.3 de la 7ème édition du PMBOK):
« La réserve [pour risques] est une quantité de temps ou de budget mise de côté pour la gestion des risques. La réserve pour aléa [aussi nommée contingence] est utilisée pour gérer les risques identifiés, s’ils surviennent. La réserve pour imprévus [ou pour risques] est une catégorie du budget utilisée pour les événements inconnus, comme le travail dans le périmètre, mais non planifié. »
En pratique, chaque organisation a souvent une politique plus précise qui régit dans quelles situations ont peut utiliser l’une ou l’autre des enveloppes. En général :
- Contingence est destiné aux risques identifiés et aux incertitudes connues
(connu-inconnu). Elle est généralement sous le contrôle du gestionnaire de projet, avec un processus opérationnel bien défini pour utiliser les sommes (voir ci-haut). Par exemple, on peut penser à des erreurs ou omission lors de la conception, un ajustement des quantités requises, une météo défavorable, des retards dus à une mauvaise coordination des équipes, etc. - La réserve pour risques, quant à elle, est allouée pour les risques imprévus (inconnus-inconnus) et est généralement gérée au niveau de la direction ou du programme. Elle est utilisée pour des événements plus macro qui n'ont pas pu être identifiés lors de la planification initiale. Imposition subite de tarifs, catastrophes naturelles, ruptures des chaînes d’approvisionnement, grèves sont des exemples d’évenements difficilement prévisibles, mais dont les coûts supplémentaires engendrés pourraient être prélevés dans la réserve pour risques.
Qu’importe les règles qui régissent l’utilisation de ces deux enveloppes, le gestionnaire de projet doit être en mesure de documenter et faire approuver le prélèvements de chaque somme pour ensuite suivre les montants prélevés dans chaque enveloppe. En somme, la figure suivante illustre les trois différentes parties qui peuvent structurer la composante budgétaire d’un projet.
Aidi: une solution pour supporter le gestionnaire de projet dans sa gestion des contingences
Une gestion proactive et disciplinée des enveloppes de contingence est un pilier de la réussite des projets de construction. En assurant son financement, un processus clair et une traçabilité rigoureuse, les organisations peuvent transformer l'imprévu en une opportunité de renforcement de projet.
Pour aider le gestionnaire de projet à appliquer ces bonnes pratiques, l’organisation peut se doter d'un logiciel de gestion de projet. À cet égard, une solution de gestion de projets de construction pour donneur d'ouvrage comme Aidi peut lui permettre de :
- Prévoir et demander le financement nécessaire à la contingence à même les enveloppes annuelles de financement;
- Documenter clairement les postes budgétaires assignés à la contingence du projet ou la contingence attribuée à chaque contrat;
- Justifier et faire approuver toutes les demandes de changement imputées à l'enveloppe de contingence en accord avec vos processus internes;
- Séparer, dans les décomptes progressifs, l’avancement du contrat initial des éléments de contingence, assurant ainsi une gestion contractuelle rigoureuse;
- Distinguer, le cas échéant, les sommes prélevées de l'enveloppe pour risques de celles des contingences;
- Suivre et réévaluer en permanence la provision pour imprévus en calculant le pourcentage consommé en temps réel.
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