De quoi s'agit-il ?
Le 23 avril 2025, la Gazette officielle du Québec a publié un projet de règlement sur les paiements et le règlement rapides des différends en matière de travaux de construction. Ce projet, issu de la Loi sur les contrats des organismes publics (chapitre C-65.1), vise à favoriser la santé financière et la compétitivité des entreprises tout au long de la chaîne de sous-traitance. Ces nouvelles dispositions imposent des obligations aux organismes publics assujettis, aux entrepreneurs généraux et leurs sous-traitants en matière de délais de paiement et de gestion des différends.
La nouvelle réglementation québécoise vise à moderniser les pratiques de paiement dans l'industrie de la construction pour les contrats publics. Ses objectifs principaux sont de :
- Accélérer les paiements : Réduire les délais de paiement pour assurer une meilleure prévisibilité des paiements aux entrepreneurs et leurs sous-traitants.
- Renforcer la transparence : Établir des règles claires pour les refus de paiement et les déductions et retenues qui peuvent être faites.
- Encourager la collaboration : Favoriser une meilleure communication et une résolution amiable des différends.
- Instaurer un mécanisme de règlement rapide des litiges : Offrir une solution efficace, fluide et moins coûteuse que les recours judiciaires traditionnels.
Qui est concerné ?
Si vous êtes un organisme public au Québec et que vous concluez des contrats de travaux de construction, cette nouvelle réglementation vous concerne probablement. En effet, le règlement s'applique à tout organisme public assujetti à la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP - chapitre C-65.1) pour leurs contrats de travaux de construction, ainsi qu'aux sous-contrats publics qui y sont rattachés.
Plus précisément, l’article 4 de la LCOP détaille la liste complète des organismes publics concernés. On y retrouve, entre autres :
- Les ministères du Gouvernement;
- Les centres de services scolaires, commissions scolaires et établissements universitaires;
- Les différents établissements de santés, soit ceux listés à l’Annexe II de la Loi sur la gouvernance du système de santé;
- Les organismes budgétaires et non budgétaires assujettis à la Loi sur l'administration financière (voir Annexe 1 et 2 - des exceptions s’appliquent).
Puisque certaines conditions ou exceptions peuvent s’appliquer, nous vous invitons à valider avec votre service juridique si votre organisation ou le contrat lui-même est assujetti à cette nouvelle réglementation.
Qu’est-ce qui change concrètement ?
Voici les changements importants que les organismes publics, les entrepreneurs et leurs sous-traitants doivent considérer.
Un nouveau calendrier de paiement très serré
La première partie du règlement impose des délais stricts à respecter depuis le dépôt de la demande de paiement jusqu’au paiement des sommes dues. Chaque intervenant de la chaîne devra rencontrer, à chaque mois, des échéances précises pour assurer la prévisibilité des paiements sur toute la chaîne de sous-traitance.
Des délais stricts à respecter pour signaler un refus
Autre changement important: l’organisme se voit à présent imposer un délai maximum de 21 jours pour signaler (et justifier) un refus à son entrepreneur général s’il n’est pas d’accord avec le contenu de la demande de paiement reçue. À défaut de signaler un refus dans ce délai prescrit, la présomption de validité, expliquée à l’article 7, rend la demande de paiement acceptée comme telle (exception faite si la demande est déposée en retard). Elle doit alors être payée avant la fin du dernier jour du mois en cours. À cet effet, les entrepreneurs ont également des obligations similaires envers leurs sous-traitants. L’image suivante résume toutes les échéances imposées à l’ensemble des acteurs de la chaîne de sous-traitance.
Des motifs clairs pour appliquer des déductions ou retenues
Les déductions ou retenues appliquées sur les demandes de paiement de même que les modalités de paiement de ces retenues sont également mieux encadrées avec cette nouvelle réglementation. À présent, les retenues sont applicables uniquement pour ces cinq situations :
- Retenue pour l'exécution du contrat (maximum de 10%)
- Retenue pour assurer la réparation des vices et malfaçons
- Retenue pour la réparation des dommages
- Retenue pour assurer que les créances des sous-traitants (ou liées à des hypothèques légales) seront acquittées
- Retenue sur le paiement final en attendant la remise de certains documents prévus au contrat (ou à ce règlement)
Un nouveau processus complet de règlement rapide des différends
Finalement, la réglementation établit un nouveau régime complet de règlement rapide des différends, incluant des conditions d'exercice du droit de recours à un tiers décideur, des délais pour la notification des demandes d'intervention et les modalités de désignation et d'intervention des tiers décideurs. Ce processus, illustré dans la figure ci-dessous, comporte également son propre calendrier pour le dépôt d'un différend, la désignation d'un tiers, l'obtention d'une décision et le règlement des sommes dues, le cas échéant.
Combien de temps ai-je pour me conformer ?
La nouvelle réglementation est déjà effective, sous certaines conditions, depuis le 8 septembre 2025. Le règlement prévoit toutefois un calendrier d'application progressif en fonction des catégories de contrats (article 93) :
Compte tenu de l'ampleur des changements imposés et de la taille de certaines organisations publiques, il est impératif d'initier au plus tôt des ajustements aux processus administratifs internes. Le non-respect de ces obligations pourrait entraîner des pénalités financières (intérêts sur les sommes dues), des litiges coûteux, voire une atteinte potentielle à la réputation de l'organisme public. La question se tourne donc rapidement vers les organismes publics et le reste de la chaîne de sous-traitance: ont-ils tous les outils nécessaires pour rencontrer leurs nouvelles obligations ?
Nos outils actuels sont-ils adéquats ?
Face à cette nouvelle réalité, les organismes publics devront fort probablement revoir leurs processus administratifs pour être en mesure de suivre et respecter les différents calendriers de paiement. Pour ce faire, des outils robustes de suivi contractuel demeurent indispensables. Nous avons constaté, en travaillant avec de multiples donneurs d'ordre publics et privés, qu'un grand nombre utilise souvent Microsoft Excel pour le suivi détaillé de l'avancement des contrats, en complément d'un système financier ou d'un ERP (Enterprise Resource Planning) pour le paiement des factures.
La question se pose donc: ces outils sont-ils suffisants et adéquats pour rencontrer et suivre ces nouvelles exigences ? Bien que la réalité de chaque organisation soit différente, la réponse courte est probablement non. Pourquoi ? Notre expérience avec de nombreux clients nous démontre que l’utilisation des outils traditionnels comme Microsoft Excel et un ERP générique peut s’avérer problématique, particulièrement avec les délais serrés et le risque de pénalités financières qui viennent s’ajouter avec cette nouvelle réglementation. Voici les défis les plus importants que nous avons constatés :
- Manque de collaboration : Excel et la plupart des ERP ne sont pas conçus pour la collaboration multi-parties en temps réel nécessaire pour gérer les approbations des demandes de paiement des entrepreneurs par les professionnels et le chargé de projet à l’intérieur d’un délai serré.
- Données statiques et processus manuels : Ces outils nécessitent souvent des saisies et des échanges de fichiers manuels, augmentant le risque d'erreurs ou de retards dans le suivi des demandes de paiement.
- Données décentralisées : Les informations d’avancement contractuels, les demandes de paiement et les communications peuvent être dispersées, rendant la traçabilité, le contrôle des délais et l'audit complexes en cas de litige.
Pensez à votre processus actuel: êtes-vous en mesure de dire, pour chaque demande de paiement en cours d’approbation, de quel(s) approbateur(s) vous êtes en attente et depuis combien de temps ? Avec cette nouvelle réglementation maintenant en vigueur, il devient essentiel pour les gestionnaires de l’organisme public de pouvoir répondre ‘’oui’’ à cette question. Heureusement, il existe des outils pour mieux vous supporter.
Quelle est mon alternative ?
Bien que de nombreuses solutions génériques de gestion de projet existent, elles ne sont pas adaptées aux spécificités des contrats de construction et aux besoins des donneurs d'ordre. Depuis 13 ans, Aidi offre une solution spécialisée pour la gestion de projets de construction au Québec, particulièrement utile pour les organismes publics devant respecter de nouvelles obligations grâce à son module de suivi budgétaire et contractuel robuste.
Aidi facilite la collaboration en ligne avec un nombre illimité d'utilisateurs, centralisant toutes les informations et les processus d'approbation. Cela permet aux entrepreneurs de soumettre directement les demandes de paiement (DDP) et de changement (DDC), assurant une communication fluide et une traçabilité complète des modifications. La plateforme génère aussi rapidement des documents obligatoires, éliminant les échanges de courriels dispersés et minimisant les délais.
Le module robuste de gestion contractuelle d'Aidi est conçu pour les donneurs d'ouvrage, gérant les bordereaux complexes, le suivi précis des retenues, et la comptabilisation structurée des dénonciations et quittances. Cela réduit les risques d'erreurs (et de délais) souvent rencontrées avec des feuilles de calcul Excel.
Enfin, en centralisant toutes les données, Aidi permet la production rapide de rapports détaillés sur le suivi contractuel, les approbations, et les délais. Cela aide les gestionnaires à avoir une vue claire de la situation sans compilation manuelle.
Résultat final? En utilisant Aidi, les organisations publiques pourront respecter les délais, gérer les litiges plus efficacement, réduire les risques d'intérêts et maintenir de meilleures relations avec toutes les parties prenantes.
Besoin d’aide ? Contactez-nous !
Vous voulez préparer votre organisation à cette nouvelle réalité ? Contactez-nous ! Nous saurons vous guider en détails sur comment la solution Aidi pourra vous aider à rencontrer vos nouvelles obligations. Aidi supporte depuis 13 ans les donneurs d'ordre publics et privés à mieux gérer leurs projets de construction. Avec cette nouvelle réglementation, notre équipe est très bien placée pour vous accompagner dans ce virage numérique.
Références officielles du Gouvernement du Québec
Pour plus d’informations sur ce nouveau règlement, vous pouvez consulter les références suivantes publiées par le Gouvernement du Québec :
- Présentation du règlement : https://www.tresor.gouv.qc.ca/faire-affaire-avec-letat/reglements-paiements-rapides-differends
- Texte intégral du nouveau règlement : https://www.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/fileadmin/gazette/pdf_encrypte/lois_reglements/2025F/86131.pdf
- Série de quatre (4) capsules d’information résumant les grandes lignes du règlement : https://www.youtube.com/playlist?list=PL06SHrU86surN1FGxpoVbUfU-8JdVJuGg
