Dans le feu de l’action d'un projet de construction, les équipes techniques sur le terrain échangent quotidiennement une multitude de questions, réponses et commentaires avec les divers professionnels impliqués dans chaque spécialité. Ces échanges, souvent appelés« Questions-Réponses Techniques (QRT) », doivent être suivis avec rigueur, précision et rapidité pour assurer la bonne marche du projet. Cependant, la nature même de ces interactions – réalisées parfois par courriel, téléphone, ou d'autres plateformes disparates – peut rapidement transformer leur suivi en un véritable casse-tête.
Le piège du manque de documentation : une épée de Damoclès pour l'avenir
Si, à première vue, ces QRT ne semblent pas toujours avoir d'incidences monétaires directes sur la livraison du contrat ou du projet, leur absence de documentation structurée peut avoir des conséquences importantes à long terme. Plusieurs mois, voire des années plus tard, lorsqu'il est nécessaire de comprendre les raisons derrière certaines décisions prises pendant la phase de construction, le manque de traçabilité rend le diagnostic extrêmement difficile. Cette lacune ouvre alors la porte à des interprétations erronées et, potentiellement, à des litiges coûteux. Une décision technique, même mineure, non documentée, peut se transformer en un point de discorde majeur si elle est remise en question après coup.
La mise en place d'un système robuste de gestion des QRT
Pour pallier ces risques, la mise en œuvre d'un système de documentation des QRT systématique et robuste est non seulement souhaitable, mais indispensable. Un tel système permet de classer correctement les différentes QRT pour la postérité, tout en assurant un suivi efficace pour le chargé de projet durant toute la durée du chantier. Un système robuste repose sur trois piliers fondamentaux :
(1) Un outil collaboratif centralisé
Le premier pilier est un outil collaboratif qui rassemble tous les acteurs du projet – donneur d'ordre, professionnels et entrepreneurs – au sein d'un même environnement. Cette centralisation des échanges permet un suivi optimal par le chargé de projet et garantit un archivage complet en fin de projet. Fini les recherches désespérées dans des boîtes de réception débordantes ou les tentatives infructueuses de reconstituer des conversations téléphoniques !
(2) Un processus clair de gestion des QRT
Le deuxième pilier est un processus de gestion des QRT clairement établi dès le lancement du chantier. Sans être trop lourd, ce processus doit guider le traitement efficace de toutes les questions. Il peut inclure plusieurs des éléments suivants :
- Classification des QRT par spécialité : plomberie, électricité, structure, CVCA, etc., pour une organisation et une recherche logique.
- Assignation de chaque QRT à un responsable unique et clairement identifié : pour éviter la confusion et assurer une prise en charge rapide.
- Flux d'approbation clair : pour garantir que toutes les parties prenantes valident les réponses, si nécessaire.
- Gabarit standard pour soumettre une question : pour documenter les informations obligatoires (ex. numéro de projet, numéro de QRT, numéro de plan en référence, etc.) et assurer une uniformité et une clarté des questions/réponses
- Temps de réponse cible des professionnels : pour minimiser les délais et maintenir le rythme du projet.
Un processus clair et bien communiqué assure un traitement fluide des différentes questions/réponses, réduisant ainsi les goulots d'étranglement et les retards.
(3) Délimiter la portée des QRT
Enfin, le troisième pilier consiste à délimiter clairement la portée des QRT. Le chargé de projet doit différencier ce processus de celui des demandes de changement (DC), qui, elles, impliquent la plupart du temps un impact financier. Cela dit, il n'est pas rare qu'une QRT, une fois approfondie, donne lieu à une DDC. Il devient donc essentiel que l'outil de collaboration retenu puisse faire le lien entre une QRT et toute modification contractuelle future, assurant ainsi une documentation complète de l'historique et une justification appropriée de la DDC.
Aidi : une solution pour gérer vos QRT
Sans un système structuré pour gérer l'ensemble des QRT, il est non seulement difficile pour le chargé de projet de suivre les différentes communications, mais aussi impossible de centraliser et d'archiver les réponses en cas de litige futur. Pour répondre à ce besoin crucial, des outils comme Aidi offrent une solution de gestion de QRT aux donneurs d’ouvrage.
Le module de journal de bord d'Aidi, par exemple, permet de mettre en place le système robuste décrit précédemment en offrant :
- Un journal de bord complet par projet avec des entrées qui centralisent les communications de tous les participants (notifications, mentions et commentaires) supporté par une gestion des accès appropriée.
- Une standardisation du processus grâce à des modèles de notes qui guident les participants dans la rédaction des questions et réponses tout en les classant par spécialité.
- La capacité de convertir une QRT en DDC, assurant une documentation complète de tout l'historique et de la justification de la DDC, garantissant une traçabilité impeccable en cas d'audit ou de litige.
En conclusion, dans le monde complexe des projets de construction, une gestion proactive et structurée des questions-réponses techniques n'est plus une option. Elle est le gage d'une prise de décision éclairée, d'une communication fluide et, ultimement, de la réussite du projet.
Vous souhaitez en savoir plus sur comment Aidi peut vous supporter dans la gestion de vos QRT et optimiser la documentation de vos projets de construction ? Contactez-nous sans tarder !
