Dans le monde de la gestion de projet, les termes financement de projet et budget de projet sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, il est essentiel de comprendre que ces concepts, bien qu'ils soient liés, représentent des réalités distinctes et ont des implications différentes pour la réussite de vos initiatives.
Financement de projets : Ce que vous pouvez dépenser
Le financement d'un projet représente le montant total des fonds qu'une organisation ou le porteur du projet met à la disposition du responsable du projet pour ses dépenses. Imaginez-le comme l'enveloppe monétaire que vous avez le droit d'utiliser.
Plusieurs éléments caractérisent le financement d'un projet :
- Sources multiples : Un projet peut recevoir des fonds de diverses sources, et certaines de ces sources peuvent être dédiées à des dépenses très spécifiques du projet.
- Financement par phases : Pour les projets d'envergure, le financement est souvent alloué par étapes. Un financement initial peut par exemple couvrir les services professionnels, tandis qu'un financement additionnel est débloqué plus tard pour les travaux. Cela implique que la capacité d'engager des fonds est limitée au financement disponible pour la phase en cours, et non au budget total du projet (plus sur le sujet un peu plus loin !).
- Révisions potentielles : Au fur et à mesure que le projet progresse, ces sources de financement peuvent être ajustées (à la hausse ou à la baisse) en fonction des projections de dépenses actualisées du projet ou les différentes contraintes financières de l’organisation.
- Planification annuelle : Dans de nombreuses organisations, les principaux financements de projets sont souvent planifiés lors des exercices budgétaires annuels et sont liés à des enveloppes de financement séparées par année fiscale.
En bref, le financement est la limite monétaire que vous ne devez pas dépasser et qui vous est octroyée pour réaliser votre projet.
Le budget de projet : ce que vous prévoyez dépenser
Le budget du projet, quant à lui, est une estimation détaillée de ce que vous prévoyez de dépenser pour atteindre les objectifs du projet. Le budget ventile les dépenses en postes budgétaires spécifiques, reflétant la nature des coûts. C'est pourquoi il est également souvent appelé "structure de ventilation des coûts" (CBS).
Voici quelques caractéristiques fréquentes d’un budget de projet :
- Ventilation détaillée : La ventilation budgétaire permet un suivi précis de l'avancement des dépenses. Vous pouvez suivre des éléments concrets comme le matériel commandé/reçu, le nombre d'heures-personnes dépensées, les actifs achetés, les services rendus, etc. Sachez toutefois qu’il existe toujours un équilibre entre un budget trop précis, difficile et fastidieux à suivre et mettre à jour, et pas assez précis, pouvant nuire à la visibilité des dépenses.
- Lien entre le financement et les postes budgétaires : Un budget bien découper permettra d’isoler certaines dépenses ou postes budgétaires pouvant seulement être financées par certaines sources de financement. Si cela s’applique à votre projet, penser à regrouper ces dépenses afin de bien les comparer aux sources de financements liées.
- Chevauchement de périodes fiscales : Pour les projets sur plusieurs années, ces dépenses peuvent s'étendre sur plusieurs périodes fiscales de financement et être financées par une ou plusieurs sources de financement provenant d’années fiscales différentes.
Le budget est votre plan de dépenses. Il vous aide à anticiper et à organiser les coûts de votre projet.
Le rôle crucial du gestionnaire de projet
Un bon gestionnaire de projet doit maîtriser à la fois le financement de son projet (et ses règles d'octroi) et son budget de projet. Cette double compréhension est essentielle pour :
- Garantir un financement suffisant : S'assurer que le projet dispose des fonds nécessaires pour être mené à bien selon les règles de financement de son organisation.
- Contrôler les dépenses réelles : Vérifier que les dépenses effectuées sont en ligne avec les montants budgétés et les financements octroyés
Gérer les écarts entre le financement du projet et le budget
Dans un cas simple, le financement du projet est suffisant pour couvrir le budget total du projet. Par contre, pour plusieurs raisons, il est possible que ce ne soit le cas, notamment lorsque le financement est octroyé en phase.
Dans ces situations, certaines organisations peuvent autoriser le démarrage d'un projet même si le financement total disponible est inférieur au budget total du projet. Cette approche est souvent basée sur l'anticipation que des financements supplémentaires seront octroyés au cours des prochaines années fiscales, ou que certaines dépenses pourront être évitées ou interrompues si le financement additionnel n'est pas obtenu.
Cependant, il est fortement recommandé d'éviter d'engager des dépenses importantes (par exemple, octroyer un contrat) sans avoir le financement restant nécessaire. Cela peut entraîner des situations délicates et compromettre la viabilité du projet.
Dans tous les cas, référez vous aux règlements et processus de votre organisation pour évaluer si vous pouvez aller de l’avant sans le financement complet de votre budget.
L'importance d'un logiciel de gestion de projet robuste
Afin de bien gérer ces réalités, il s’avère essentiel pour l'organisation de se doter d'un logiciel de gestion de projet robuste. Un logiciel comme Aidi permet à l’organisation de :
- Attribuer un financement à chaque projet pour garantir une visibilité claire sur les fonds disponibles pour chaque initiative et relier ces financements à leurs enveloppements de financement annuels.
- Décomposer le budget en différents postes budgétaires pour contrôler précisément les dépenses en fonction du financement octroyé et segmenter les dépenses attribuables à certains financements spécifiques.
Un logiciel flexible comme Aidi vous permettra également de le configurer selon vos règles et processus internes. Vous souhaitez démarrer un projets même si le financement initial est inférieur au budget ? Pas de problème, Aidi vous assurera de ne pas engager de dépenses sans que le financement restant au projet soit entièrement disponible pour couvrir l’engagement.
En comprenant et en gérant efficacement la distinction entre financement de projet et budget de projet, vous maximisez vos chances de mener à bien vos projets et d'optimiser vos ressources financières.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une solution comme Aidi peut vous aider à mieux gérer le financement et les budgets de vos projets ? Contactez-nous sans tarder !