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Aïdi contribue à réduire les erreurs et favorise la collaboration chez Avison Young à Montréal

24 mars 2021

Avison Young est une firme mondiale d’experts-conseils en immobilier commercial, offrant leurs services aux propriétaires et utilisateurs d’espaces dans plus de 15 pays. Un de leur service phare est la gestion de projets immobiliers. Plusieurs propriétaires et occupants prennent avantage de leur expertise et de leur savoir-faire pour leur confier des projets de réaménagement intérieur, d’agrandissement ou de développement commercial dans plusieurs industries. Au Québec, Avison Young compte parmi ses clients: le Mouvement Desjardins, Ivanhoe Cambridge, la Banque de développement du Canada et bien d'autres propriétaires, gestionnaires et occupants de renom.

 

Les défis

 

Avant l’arrivée de Aïdi, Avison Young Montréal devait gérer chaque projet client dans de complexes fichiers Excel et adressait des rapports mensuels en format PDF. Les outils étaient statiques et empêchaient donc une collaboration fluide entre les parties prenantes. La reddition de compte mensuelle était un exercice long et fastidieux, pouvant apporter son lot d’erreurs causés par des doubles ou triples saisies. Les approbations étaient acheminées par courriel, engendrant confusion et perte de temps. Une mise à niveau des processus organisationnels et de leur gestion de projets n’était plus une option, mais une véritable nécessité.

 

La solution

 

C’est par hasard, à la suite de la publication d’un article dans le magazine Les Affaires en 2017, que Benoit Dubuc et son équipe de Avison Young à Montréal ont découvert la plateforme Aïdi. Dès la première démonstration, ce fut une combinaison parfaite entre les deux organisations. Contrairement aux autres solutions précédemment évaluées (complexes, coûteuses ou simplement inadaptées), Aïdi proposait tous les aspects recherchés pour la gestion de projets de construction, d’un point de vue du donneur d’ouvrage. Avison Young Gestion de projets a donc décidé d’implanter Aïdi afin de leur permettre de bonifier leur offre de service vis-à-vis leurs clients.

 

 


“C’est une application qui est faite comme un gant pour nous, et qui continue d’évoluer en fonction des besoins de la communauté et des meilleures pratiques.”  

- Benoit Dubuc, Directeur Service de gestion de projet.


 

 

Les résultats

 

Dès les premiers mois suivant l’implantation en 2018, les résultats sont visibles instantanément. Le principal avantage pour les clients d’Avison Young est la centralisation de l’information d’un projet dans une seule plateforme. En offrant un accès en lecture seule, le client est maintenant capable d’accéder en temps réel à toute l’information relative à son projet et ce, sans devoir attendre la reddition de compte à la fin du mois. Grâce à la gestion intégrée des approbations, plus rien n’est oublié et les délais sont grandement diminués.

 

L’arrivée de Aïdi a également eu un impact majeur sur les processus internes de Avison Young. Avant l’implantation, la double saisie d’information et les erreurs accumulées dans les fichiers Excel étaient un enjeu important qui entraînait beaucoup de perte de temps et de frustration. La conception de Aïdi a réduit le risque d’erreurs, puisque un montant erroné est maintenant automatiquement identifié. Aussi, l’information pertinente dans un projet est synchronisée à plusieurs endroits dans la plateforme pour éviter la double saisie et les erreurs manuelles. Fini les heures perdues dans Excel à retracer la donnée qui crée un débalancement !  L’implantation de Aïdi a également permis de standardiser les pratiques en uniformisant tous les processus et les documents modèles. Peu importe qui gère le projet, les clients ont toujours la même qualité ainsi que le même niveau de précision dans les rapports et les documents qui leur sont remis. 

 

Bénéfices non-attendus

 

Ça ne s’arrête pas là! Avison Young a été très impressionnée par l’influence de la communauté Aïdi dans le développement de la plateforme. À travers le temps, la plateforme a évolué selon les besoins et les attentes de chaque client. De plus, tout le monde bénéficie des mises à jour! De plus, le fait que l’outil soit une application web disponible de partout, il a été très facile depuis la pandémie, d’adapter le quotidien des gestionnaires de projets au travail à partir de la maison. Tout est centralisé dans Aïdi! La plateforme est tellement simple et intuitive, qu’elle ne requiert que peu de formation auprès des  nouveaux utilisateurs. Au besoin, les micro-formations et le wiki en ligne permettent de répondre à la très grande majorité des questions.

 

Pour Avison Young, c’est un choix logique d’utiliser Aïdi, car la plateforme bonifie leur offre de services aux propriétaires immobiliers. C’est comme si Aïdi avait été taillée sur mesure pour répondre à leurs besoins; celui d’offrir les meilleures pratiques de gestion de projets construction! 




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