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Aïdi simplifie et facilite les processus administratifs au CISSS de l’Abitibi-Témiscamingue

Un défi de taille pour le bureau de projets principal

14 avr. 2021

Contexte

 

Depuis la création des CISSS et des CIUSSS en 2015, plusieurs paliers régionaux ont été abolis afin de centraliser la prise de décision, notamment pour la gestion des infrastructures et des actifs du réseau de la santé. À partir de ce moment, chaque CISSS-CIUSSS ont dû adapter et développer de nouveaux processus de gestion de projet de construction à partir de ceux qui étaient en place auparavant. C’est le cas du CISSS de l’Abitibi-Témiscamingue, avec leur équipe au bureau de projet principal de la direction des services techniques et logistique. La petite équipe de cinq individus gère les projets majeurs du territoire et supporte les équipes locales pour l'ensemble des 5 MRC de la région. Ce sont principalement des projets de maintien d’actifs, de rénovations fonctionnelles (souvent complexes dans les secteurs cliniques) et des projets d’envergure comme la construction d’un centre de cancérologie. Annuellement, le CISSS de l’Abitibi-Témiscamingue gère environ 15M$ en maintien d’actifs et rénovation fonctionnelles en plus des projets ponctuels pour de nouvelles constructions.

 

Défi

 

Avec le contexte d’être décentralisé du CISSS, le principal défi des gestionnaires au bureau de projets principal était d’avoir un suivi d’avancement pour l’ensemble du territoire. Les communications étaient en silo; chacun travaillait à partir de leur fichier Excel et de leur boîte de courriels. Pour centraliser l’information, il fallait récupérer l’information dans chaque fichier Excel ou demander aux chargés de projet de produire des rapports périodiques sur les plateformes Word ou Excel. Une personne désignée centralisait l’information et produisait un rapport destiné aux gestionnaires, ce qui s’avérait un processus très fastidieux et imparfait puisque des erreurs de manipulation de données pouvaient se glisser. Une autre problématique vécue par le CISSS était le manque de visibilité sur le financement des projets. À plusieurs reprises, soit à la fin des projets, des modifications au plan de financement devaient être apportées puisque à court de budget. L’estimation de la contingence était très arbitraire et son utilisation représentait une surprise lors de chaque projet.

 

La solution

 

Face à ces défis, le CISSS a évalué trois plateformes de gestion de projets de construction qui sont également implantées dans d’autres organisations similaires au Québec. 

 

Pourquoi le CISSS de l’Abitibi a choisi Aïdi ?

 

Premièrement, pour la spécialité en construction du logiciel, spécifiquement pour les donneurs d’ouvrage. Par exemple, le logiciel se distingue avec les modules de directives de chantiers et de demandes de paiements qui sont spécifiques à l’exécution d’un projet de construction.

 

Deuxièmement, pour le prix de la plateforme et le fait que Aïdi offre une formule illimitée de licences et de projets. C’est très facile et beaucoup moins lourd à gérer pour les gestionnaires. Effectivement, il n’y a pas d’enjeu quant au nombre de licences ou de la prise de décision d’inclure ou non un projet ou un entrepreneur sur la plateforme par manque de budget.

 

Les résultats

 

Aïdi a été implanté en février 2020 au CISSS de l’Abitibi suite au succès de la preuve de concept dans l’organisation. La première phase fut l’intégration des projets majeurs de rénovations, d’agrandissements et de nouvelles constructions. Suite au succès de l’intégration des projets stratégiques, la deuxième phase fut l’intégration des projets de rénovations fonctionnels, projets décentralisés gérés par les MRC en région.

 

L’obstacle principal, et ce que Aïdi a permis de révéler, fut l’existence de certaines défaillances au niveau des processus de gestion. Avec l’implantation de Aïdi, les CISSS ont été forcés de revoir leurs processus internes pour se baser sur les meilleures pratiques. Par exemple, avec les enjeux reliés au budget et à l’estimation des projets, Aïdi force les utilisateurs à établir un budget de réalisation dès le début. Sinon, il n’est pas possible de produire des bons de commandes sans avoir un budget pré-approuvé. Donc, en forçant les gestionnaires à planifier et estimer les projets à l’avance, cela permet d’établir le financement de chaque projet et ainsi éviter les dépassements de coûts. De cette façon, les gestionnaires peuvent visualiser dès le début si un projet risque de manquer de financement, puis prendre des décisions en conséquence.

 


Un autre avantage est l’automatisation des rapports stratégiques sous forme d’un tableau de bord. Au lieu de s’échanger des courriels et de compiler l’information sur les projets, ceci se fait automatiquement à l’intérieur de la plateforme. Les gestionnaires ont simplement à générer un rapport Excel centralisant toute l’information. Ces rapports peuvent même être automatisés et produits lors d’un moment précis, par exemple tous les lundis matins à 6 h !

 

Un autre bénéfice est l'intégration des parties prenantes externes (architectes, entrepreneurs, ingénieurs) dans la plateforme. Cette facette du logiciel permet d’alléger le côté administratif d’un projet, notamment au niveau du suivi des directives et des quittances. Avant l’implantation, cette tâche administrative était donnée aux architectes comme gestionnaire de projet. Avec Aïdi, cette tâche est centralisée dans la plateforme sous forme de tableaux clairs et intuitifs. Ça permet au CISSS d’avoir un meilleur contrôle sur les suivis, tout en permettant aux partenaires externes de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée aux projets.


 

“Concrètement, Aïdi aide beaucoup le CISSS à simplifier ses processus administratifs, ce qui aide beaucoup les petites équipes de projets dont la construction n’est pas leur core business!

- Francis Luneau - Chef de service installations matérielles (bureau de projet) au CISSS de l’Abitibi


 

Les obstacles à l’intégration

 

Ce n’est pas spécifique à Aïdi, mais le volet intégration peut prendre du temps. Ça prend du temps pour former les équipes et gérer le changement à l’interne. Ce ne sont pas toutes les équipes qui ont la même perception de la gestion de projets et de l’utilisation d’outils. Cependant, le support à la clientèle et la prise en main personnalisée des super-utilisateurs est vraiment une force pour Aïdi. C’est très humain, il n’y a pas de barrières ! Pas de formulaires à remplir ou quoi que ce soit pour donner des commentaires sur la plateforme, l’équipe Aïdi est très ouverte et disponible pour aider ses clients, ce qui facilite grandement l’implantation du logiciel!



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